Organiser un voyage : le guide complet

Bien que certains aiment partir à l’aventure dans un nouvel endroit, sans rien prévoir, moi j’aime énormément savoir à l’avance ce qu’il y a à faire, à visiter, où loger… Sans pour autant prévoir exactement la manière dont j’organiserai mes journées. Autrement dit, j’ai besoin d’une vue d’ensemble de ce que je vais faire une fois sur place.

Comme vous le savez surement (ou pas), j’ai une grande passion dans la vie : l’organisation ! Et celle-ci concorde très bien avec la deuxième qui est, vous l’aurez compris, le voyage.

Bien que certains aiment partir à l’aventure dans un nouvel endroit, sans rien prévoir, moi j’aime énormément savoir à l’avance ce qu’il y a à faire, à visiter, où loger… Sans pour autant prévoir exactement la manière dont j’organiserai mes journées. Autrement dit, j’ai besoin d’une vue d’ensemble de ce que je vais faire une fois sur place.

L’année dernière, j’étais entrain d’organiser mon voyage pour Santorin pour l’été (spoiler : on à fini par partir au lac d’Annecy et c’était génial), je vais donc prendre comme exemple, à travers l’article, ce que j’avais commencé à faire.

  • 1# La recherche personnelle.
  • 2# L’organisation en groupe.
  • 3# Quelque temps avant le départ.
  • 4# Diviser les dépenses de façon équitable facilement.

1# La recherche personnelle.

Tout d’abord, la recherche Google. Simple, basique. Dans votre bar de recherche, taper le nom de la ville/du pays où vous partez, vous aurez une rubrique « guide de voyage ». Dans la partie « à faire », se regroupent tous les monuments, musées, places… et choses à faire populaire à l’endroit que vous avez choisis. Tout ça va vous servir de bases à vos futurs recherches. Tous les lieux que vous trouverez sont les plus « importants » donc le sens très touristiques, connus et populaires. En cherchant Santorin, vous tomberez sur des musées, quelques plages, des randonnées…

Le document Word.

Word, Office… N’importe quel logiciel fera l’affaire. Une prise de note numérique vous permettra d’ajouter facilement des photos, de copier les liens de sites internet intéressants et surtout de modifier et d’organiser à votre manière le document. Ce qui est impossible à faire avec un carnet papier.

L’introduction du document.

Faites une brève introduction où vous rappellerez les dates du voyage, par exemple.

Ensuite, vous pouvez parler du transport : avion, train (horaires, tarifs…) ou voiture (la voiture de qui allez vous prendre ?). Important : prévoir un budget essence en regardant déjà le trajet aller + retour, ajoutez-en un peu pour la durée de votre séjour. Vous aurez déjà une vague idée de ce que vous allez dépenser par ça.

Le logement, avec quelques idées d’hôtels, d’hébergements… Mettez des photos pour aider à la projection, noter l’adresse et évidement le prix. N’hésitez pas à calculer à combien cela va revenir par personne et par nuit, sinon le prix peut vite faire très peur.

Pour les déplacements sur place, parlez de bus, de vélo, de scooter, de location de voiture même, si vous n’avez pas la votre. Comparer les prix, regarder les meilleurs endroit pour louer… Faites des recherches.

L’organisation des notes.

Pour Santorin, j’ai organisé les activités par ville (car Santorin est une île avec plusieurs villes, et plusieurs autres îles autour). Mais on peut aussi le faire par catégorie, où si vous voulez prévoir vos journées à l’avance, par journée.

Organisation Santorin 2020 – Laurine, Mademoiselle Capricieuse

Au fur-et-à-mesure, faites vos recherches et mettez directement ce que vous aimer en vrac dans le document, vous pourrez l’organiser après !

Décrivez les activités.

Ne faites pas de roman, juste quelques petites phrases qui décrivent une activité et qui donne envie d’y aller. Un petit effort, même si vous n’êtes pas intéressez-vous même ! Regardez les petits exemples en photo juste au dessus, le but est de donné envie aux autres, de faire rêver.

Mettre des photos.

Les photos, c’est super important, surtout si vous partez à plusieurs et que vous comptez envoyer votre petit dossier à vos amis/famille. Ça va les aider à se projeter, et ça va surtout leur donner envie de partir et de s’investir dans le voyage (car organiser à plusieurs, c’est bien aussi).

Crédit photo : si c’est pour usage personnel, prenez de jolies photos d’internet, qui font biiien rêver. Mais si c’est pour, comme moi, publier, n’oublier pas de créditer ! Les magnifiques photos juste au dessus ont été tiré du sympathique blog On my way.

Notez vos coup de cœur.

Si vous le partagez avec votre groupe de voyage, notez entre parenthèse les activités ou visites pour lesquels vous avez eux un coup de cœur et que vous voulez impérativement faire, et invitez les à faire pareil. Ça vous sera utile lors de la prochaine étape d’organisation en groupe.

N’oubliez personne.

Même si certaines activités ne vous plaisent pas, elles peuvent être appréciées par d’autres ! Notez donc toutes sorte de choses : musées, randonnées, plages, activités sportives, lieux cultes, parcs… Et les « coups de cœur » vous aideront à choisir en fonction de ce que chacun aime.

Organisation Santorin 2020 – Laurine, Mademosielle Capricieuse

Crédit photo : le blog que j’ai adoré découvrir et qui m’a énormément aider dans mes recherches : Les voyages du parisien heureux. 🙂

Parler tarif et horaires d’ouverture.

Pour éviter de faire des aller-retour incessant sur les sites de réservations ou d’informations sur les lieux choisis, notez directement les tarifs et les horaires d’ouverture.

Annoter, annoter, annoter.

Comme les coups de cœurs, annoté vos paragraphe de suggestion. Moi, j’ai choisi l’italique gris, qui signifie que je repose de « faire ça la même journée », « faire ça le matin car moins de touriste » ou même « une amie m’en à dit que du bien ». Une petite touche perso qui n’a rien à voir avec la présentation générale mais qui est importante à noter.

La vie de nuit.

Evidemment, n’oubliez pas de cheker les bars, restaurants, clubs… qui sont populaires là où vous aller. Regardez le style de musique, le prix de l’entrée, le genre de l’établissement… Vous pourrez choisir où passer certaines de vos soirées à l’avance.

Un tableau pour organiser vos journées.

Pour vous aider à choisir ce que vous ferez et quel jour, faites un tableau. Au dessus, une ligne avec les jours et dates où vous serez en Grèce. En colonne, le nom des activités. Et dans les cases : une petite croix quand c’est fermé, ou des horaires les jours ouverts. Vous verrez que, par exemple, les dimanches et lundis, vous aurez beaucoup moins de choix que les autres jours, et vous pourrez privilégié les activités ouvertes ces jours là.

Faire une carte.

Faire une carte, c’est super important. En plus du tableau avec les horaires d’ouverture, il vous faudra savoir si les activités que vous choisirez pour une même journée sont plus ou moins proche les unes des autres. Oui, vous n’allez pas choisir de faire deux activités A et B éloignées de plusieurs kilomètre le lundi, pour ensuite faire une autres activités proches de A le mardi, puis une autre proche de B le jeudi. Regroupez tous ce que vous êtes sûr de faire pour gagner du temps, ne pas faire des kilomètres pour rien.

Pour ça, j’utilise simplement Google My Maps : si vous avez un compte, vous pouvez créer une carte. Je vous montre ce que j’ai fait pour Dublin pour vous donner une petite idée :

Vous pouvez changer la couleur et les pictogrammes pour vous organiser par thème, vous pouvez créer des trajets, trouver des bus, mais aussi trouver des lieux déjà enregistré dans la carte, pour les ajoutés à la votre… My Maps est vraiment un bon outils.

Oui, on peut voir en haut à gauche Irlande Mars 2021, encore un voyage qui va devoir être reporté… Mais j’ai prévu un plan B pour le mois de mars, avec les mêmes amis, pour partir quelques jours dans une région de la France où je ne vais jamais. Pour le voir en avant première et nous suivre en story, c’est sur Instagram que ça ce passe : laurine_mchl.

Les informations pratiques.

Je mets cette rubrique tout à la fin de mon dossier. Avec quelques infos sur la météo, la langue parlé, la monnaie utilisé, le type de prise électrique

Et bien-sur, une « valise » avec les choses auxquels il faut absolument penser.

Organisation Santorin 2020 – Laurine, Mademoiselle Capricieuse

2# L’organisation en groupe.

Une fois que vous aurez fait tout ça, tout le monde vous adorera ! Mais ils n’auront pas rien à faire pour autant. Personnellement, j’adore m’occuper de ça, mais je laisse toujours le soin aux autres de trouver le logement, et le billet d’avion (parce que j’en fais déjà beaucoup, et ça je n’aime pas chercher ça).

Envoyer votre document.

Envoyez le à vos amis/famille, laissez leur le temps de regarder et de lire tout ce que vous avez écrit.

Petite réunion de groupe.

Vous aller surement vous voir, en discuter, parler de choses que vous avez aimé ou pas… Mais fixez vous une date où vous en parlerez réellement, autour d’un verre. Prenez votre ordinateur, une carte, un carnet, des stylos… Ce que vous voulez ! Et mettez tout en commun : vos activités, les restaurants, l’avion… Et le logement, stratégique par rapport aux activités que vous sélectionnerez.

3# Quelques temps avant le départ.

  • Regardez la météo, surveillez le temps qu’il va faire au moment de votre voyage, là où vous aller.
  • Faites une cheklist avec tous les indispensables de votre valise, même les choses les plus banals, pour être sur de ne rien oublier. Ajoutez des choses aux fur-et-à-mesure des jours quand une idée vous viens.
  • Partagez cette liste avec les autres, qu’ils pourront compléter.

4# Comment diviser les dépenses de façon équitable ?

Il n’y a rien de plus embêtant que ça lors des voyages entre amis, quand on est beaucoup; d’organiser les dépenses. Devoir écrire sur une feuille qui a payé quoi à qui, faire plusieurs cartes au restaurant…

Tricount : c’est LA meilleure application pour ça, depuis que je l’ai découverte, je ne me sers que de ça.

C’est super simple : vous donnez un titre au voyage, vous rentrez le nom de chaque participant. Ensuite, vous le partagez à vos amis qui téléchargent l’application. Dès que quelqu’un paie quelque chose, il entre le montant dans ce groupe et indique les personnes pour lesquels il a payé : l’application se charge de calculer automatiquement ce que les autres lui doivent, en fonction de ce que ceux-ci on déjà dépensé. Si ce n’est pas génial ça ?

Voilà, je crois que j’ai fais le tour de toutes mes astuces pour être prêt et organiser lors de votre départ. Mais n’oubliez pas que rien ne sert de tout prévoir à la minute près, car rien ne se passe jamais comme prévu, et c’est ça qu’on retiens le mieux, finalement. Même si une grande organisation vous permettra de partir plus sereinement. 🙂

Si vous avez d’autres petites astuces, n’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires, je serais ravi de toutes les lires.

Kisses, take care

Laurine

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